エクセルで作成した資料をPDFに変換したいとき、外部ツールを使わずとも一瞬でPDF化できるショートカットが存在します。
この記事では、最速でExcelファイルをPDFに変換するショートカットキーを解説します。
エクセルをPDF化(.pdfに変換)する手順とショートカットキー
エクセルをPDFに変換する手順
手順1：PDF化したい範囲を選択
手順2：選択した範囲を「印刷範囲」に設定(Alt+P+R+S)
※Altキー、Pキー、Rキー、Sキーを順番に押します
手順3：[ファイル][エクスポート][PDF/XPSの作成]を選択(Alt+F+E+A)
※Altキー、Fキー、Eキー、Aキーを順番に押します
手順4：保存先のフォルダを選択し、PDFのファイル名を編集して保存
ExcelCamp講師 野沢先生エクセルファイルをPDFに変換する手順は上記のとおりです。
よく使う操作なので、ショートカットも一緒に覚えてしまったほうが効率的です。
以下、手順に沿って解説します。
手順1：PDF化したい範囲を選択
まずPDF化したい範囲を選択して、「印刷範囲」に設定する必要があります。
表をPDFに変換したい場合は、上記のように表全体を選択してください。
ExcelCamp講師 野沢先生範囲選択に便利なショートカットは以下のとおりです。
| 操作 | ショートカットキー |
|---|---|
| 1セルずつ選択 | Shiftキーを押しながら矢印キー |
| ワープ選択 | ShiftキーとCtrlキーを押しながら矢印キー |
表の一番左上にセルを移動し、ShiftキーとCtrlキーを押しながら↓キー、→キーを押せば、一瞬で範囲を選択することができます。
ExcelCamp講師 野沢先生もしくは表の中にセルを持ってきて、Ctrlキーを押しながらAキーでも、一瞬で全範囲を選択できます。
手順2：選択した範囲を「印刷範囲」に設定
「印刷範囲」を設定するショートカットキー
Alt+P+R+S
※Altキー、Pキー、Rキー、Sキーを順番に押します
次に選択した範囲を「印刷範囲」に設定します。
ExcelCamp講師 野沢先生エクセルは、「印刷範囲」に設定した範囲を、PDFに変換する範囲だと認識するので必要な手順です。
印刷範囲の設定は「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から設定できます。
Altキーから順番にPキー、Rキー、Sキーを押せばショートカットで設定可能です。
ExcelCamp講師 野沢先生正しく設定できていれば薄い罫線で範囲が囲まれます。
設定範囲を間違えた場合は、正しい範囲を選択した状態でAlt+P+R+Sで再設定するか、
Alt+P+R+Cで印刷範囲をクリアした後に再度設定してもOKです。
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手順3：[ファイル][エクスポート][PDF/XPSの作成]を選択
エクセルをPDFに変換するショートカット
Alt+F+E+A
※Altキー、Fキー、Eキー、Aキーを順番に押します
エクセルをPDFに変換するには、[ファイル]タブから、[エクスポート]、[PDF/XPSの作成]の順に選択します。
Altキーをから順番にFキー、Eキー、Aキーを押します。
ExcelCamp講師 野沢先生名前をつけて保存(F12キー)からファイルの種類をPDFに選択する方法もありますが、
Alt+F+E+Aのほうがデフォルトでファイルの種類が「PDF」に設定されているので数秒効率が良いです。
※F12のショートカットは、PCによってはFnキーを押しながらF12キーを押す必要があります
手順4：保存先のフォルダを選択し、PDFのファイル名を編集して保存
あとは保存するフォルダ先とPDFファイル名を編集して、Enterキーを押して「発行」を選択すればPDF化完了です。
ExcelCamp講師 野沢先生一度「PDF または XPS 形式で発行」ボックスを閉じたい場合はEscキー(エスケープキー)を押して閉じてください。
デフォルトの設定で「発行後にファイルを開く」にチェックが付いています。
作成したPDFが正しく出力されているか確認するためにも、チェックは付けたまま発行するのがおすすめです。
ExcelCamp講師 野沢先生もしチェックを外したい場合はAltキーを押しながらEキーを押せば、ショートカットでチェックのつけ外しができます。
印刷するページや範囲の設定を変更する方法
手順4で印刷するページや範囲を細かく設定したい方は、「オプション(O)」から設定ができます。
ExcelCamp講師 野沢先生「オプション」ボックスを開くにはAltキーを押しながらアルファベットのOキーを押します。
オプション内の項目も、それぞれAltキーを押しながら()内のアルファベットを押すことで選択できます。
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